Adriana Montero Vargas

¿Sabes cuanto porcentaje de las compras en tu empresa se hacen por fuera del sistema?

¿Has escuchado del término Compras Maverick?

Estas compras son precisamente esas compras qué se hacen sin que medie un comprador y que elevan riesgos, erosionan ahorros y dificulta auditorías.

Estas compras son las que se denominan usualmente como "No autorizadas" realizadas por los empleados saltandose al comprador, a la política y al sistema.

¿Su efecto?

Perdidas de descuentos, hallazgos de auditorías y desorden contable.

Pero ¿cuáles son los efectos del gasto fuera del sistema?

❇️ Sobrecostos: se pierden descuentos por volumen y condiciones negociadas.
❇️ Riesgo Reputacional: Incumplimientos contractuales que pueden escalar a disputas legales.
❇️ Falta de trazabilidad: Dificulta auditorías y evaluación de desempeño real de Compras.

¿Pero, como podemos luchar contra este tipo de compras?

✴️ Capacitación interna: Aquí es importante sensibilizar a los usuarios sobre la importancia de seguir procesos.
✴️ Centralización de convenios: Todos los contratos en un único sistema.
✴️ KPIS de Cumplimiento: % de gasto en contrato, tiempos de ciclo, órdenes de excepción (solamente compras fuera de horario por una emergencia o contingencia).

Eliminar compras fuera del sistema exige procesos digitales, trazabilidad y cultura de cumplimiento. Con la visibilidad correcta, lo que hoy es fuga de valor se convierte en ventaja competitiva, más ahorro real, menos riesgo y decisiones más rápidas.

Y, en tu empresa se mide con algún KPI las compras fuera de sistema?

Me gustaría leerte.

No puedes pensar que estar solamente detrás de un escritorio recibiendo correos, requisiciones y atendiendo reuniones te hace un buen comprador.

Hace algunos meses en una capacitación que recibí sobre Strategic Sourcing mi coach dijo una frase que hasta la fecha no olvido y esta fue: "Si querés ser un buen comprador y con visión estratégica debes pensar que debes dividir tu tiempo como comprador un 33% detrás del escritorio, el otro 33% en trabajo de campo en la operación y el otro 33% visitando proveedores".

Esto fue algo que muchos pensamos de inicio qué es difícil de lograr dado el exceso de trabajo que usualmente tenemos en nuestros departamentos, y que apenas nos permiten sacar el trabajo diario.

Entonces él nos decía, es difícil, pero es la única forma que un Comprador entienda el negocio, entienda al cliente interno y realmente conozca a su proveedor.

La visita a un proveedor cambia la visión por completo qué puedes tener detrás de un escritorio, porque puedes entender quizás porque se dan los cortos de materiales y las entregas atrasadas. De hecho en estas visitas hasta podrían hacerse sinergias con los proveedores y ayudarles a mejorar, trabajar en conjunto en planes de acción para mejorar su rendimiento y crear relaciones duraderas a más largo plazo.

El conocer la operación y constantemente visitar a tus clientes internos, nos permitiría anticipar necesidades y cuestionar de mejor manera las requisiciones, y trabajar en mejores estrategias para asegurar el correcto abastecimiento del producto o servicio.

¿Y tu aplicas esta fórmula en tu trabajo diario como comprador?

¿Tienes tiempo para visitar a tus clientes internos y conocer la operación?

¿Y a tus proveedores? ¿Solo los visitas cuando incumplen o lo haces de manera preventiva?

Me gustaría leerte en los comentarios.