Adriana Montero Vargas

Este mes de Octubre a propósito del Halloween 🎃quiero contarles algunas historias de Terror en Compras y aquí va la primera:

Ayer una conocida me contó sobre una historia que está viviendo una amiga cercana y que yo realmente no lo podía creer.

Resulta que esta amiga a la cual llamaremos "María" quién era Gerente de Compras en una empresa grande con el manejo de varias cadenas de tiendas y restaurantes fue despedida porque la empresa decidió prescindir de todo su personal de Procurement incluída ella para hacer "autogestión".

¿Saben que quiere decir eso? Porque yo al inicio no lo entendía o no lo quería entender.

Pues resulta que eso significa que la empresa decidió que cada departamento haga sus propias compras porque supuestamente "Compras" es muy lento y tenían mucha burocracia y se cansaron de eso, entonces a un Gerente maravilla se le ocurrió decir que mejor quitaran el departamento de compras🤐.

Yo honestamente no daba crédito a semejante relato, porque no puedo creer que una empresa decida cerrar su departamento de compras porque son "lentos" y además para que cada departamento realice sus compras. Es un total retroceso.

Muchas empresas hoy día al contrario buscan crear departamentos de compras, precisamente por el desorden interno cuando todas las áreas deciden comprar por su cuenta, porque no hay estrategia, hay despilfarro de dinero, se dan conflicto de intereses, y hasta la empresa puede incurrir en demandas o lo más grave una reputación que se puede venir abajo y la cual nunca más se puede recuperar.

Pero mi pregunta es: ¿Que le hace pensar a una empresa que es mejor que cada departamento compre lo que necesita solo porque creen que compras es lento? ¿Que conversación hizo falta entre la Gerencia General y la Gerencia de Compras para que este último pudiera defender su valor dentro de la organización? ¿Que se dejó de hacer o nunca se hizo que Compras fue visto como un departamento lento al punto de quitarlo por completo?

Este caso me da mucho que pensar, pero veo algunos puntos que no son muy díficiles de deducir:

🧟 Compras nunca tuvo la conversación necesaria para dar a conocer su valor.
🧟 Posiblemente el departamento de compras trabajaba de forma reactiva más que proactiva, es decir como apagafuegos.
🧟 No existía una estrategia de compras interna, la cual hacía que las compras se vieran como lentas o burocráticas.
🧟 La Gerencia General nunca entendió el rol que cumplía Compras en la organización.
🧟 Los departamentos internos trabajaban como silos, sin tener una sinergia y un plan estratégico en común.

Esto solo me hizo pensar, como van a abastecer ahora un negocio de retail donde las tiendas necesitan tener prendas y accesorios a mano, los restaurantes los alimentos para sus clientes. ¿Quién entonces se va a encargar de esas compras?

Me gustaría conocer tus opiniones o comentarios acerca de esta historia terrorífica🧟.

#Procurement #HistoriasDeTerror #Estrategia

Hace aproximadamente 13 años, cuando comenzaba mi carrera como Compradora, tuve una de las experiencias que más marcó mi forma de entender Procurement.

Venía de logística y asumí un puesto de Compras Generales locales, encargándome de materiales y servicios para distintas áreas de la empresa. Era un mundo nuevo para mí: estaba embarazada, sensible, llena de dudas y aprendiendo prácticamente desde cero.

Recuerdo que debía contratar un servicio para Talento Humano que requería varias visitas a planta. Elegí a un proveedor aprobado que ya había trabajado con nosotros. Era conocido, cumplía y eso me daba seguridad.

Pero ocurrió lo que nadie quiere que pase.

Una de las personas del proveedor tuvo un accidente laboral dentro de la empresa.

Al inicio del servicio se habían solicitado los documentos requeridos: póliza de riesgos de trabajo, seguridad social y demás requisitos aplicables. Todo parecía estar en regla.

El problema fue que el servicio duraba varias semanas y nadie volvió a verificar la vigencia de la documentación.

Cuando ocurrió el accidente descubrimos que la póliza de riesgos de trabajo del contratista estaba vencida porque no había sido pagada.

La empresa tuvo que asumir corresponsabilidad junto con el proveedor en los gastos de atención y otros costos asociados.

El resultado: un servicio que terminó costando aproximadamente un 200% más de su valor inicial, simplemente por asumir que algo validado al inicio seguía vigente.

Después de esa experiencia, nunca volvió a ocurrirnos algo similar.

Y para mí quedó una enseñanza que aún aplico:

Compras no termina cuando adjudicamos un proveedor o emitimos una orden de compra.

El comprador estratégico debe entender los riesgos de cada contratación, validar antes, durante y después, auditar proveedores, definir controles y asegurar contratos y mecanismos de respaldo.

Porque generar valor desde Procurement no es solo negociar mejores precios.

También es proteger a la organización de aquello que todavía no ha ocurrido.

La pregunta es: ¿estamos solo gestionando una compra o realmente estamos anticipando los riesgos que esa decisión puede generar para el negocio?

Ese, para mí, es uno de los grandes retos del comprador estratégico: diseñar controles para que situaciones como esta no vuelvan a pasar.

Y a ti, alguna ves te sucedió una situación similar en tu rol como comprador?

Me gustaría conocer tus vivencias.

#Procurement #ComprasEstratégicas #GestiónDeRiesgos #GestiónDeProveedores #StrategicSourcing #SupplyChain #CompradorEstratégico

Muchos compradores y me incluyo siempre creímos qué las Compras Indirectas eran más fáciles qué las Compras Directas, y posiblemente teníamos esa idea por lo que implica que una materia prima falle.

Sin embargo, mi experiencia y el haber pasado por ambos mundos me ha enseñado que es tan importante comprar un material indirecto como uno directo y que su importancia no radica en sí se usa directo para manufacturar un producto terminado, sino en que si ese material o servicio no es eficiente o no está, puede detener toda una operación y generar un gran impacto.

Y esa perspectiva cambió hace algunos años cuando llevé un curso de Compras y abastecimiento.

Entre los compañeros había un profesional de Compras qué abastecía a cadenas de restaurantes y entre las dinámicas de grupo el profesor le preguntó que cuáles eran esos productos que no podían faltar en su operación y que siempre debía asegurar que tuviera disponibles, y llamó la atención qué hablaba de carnes, frutas, verduras, condimentos, pero nunca habló de los insumos que los cocineros debían usar para preparar los alimentos, ni tampoco de los servicios necesarios para que los equipos de cocina funcionaran o los restaurantes estuvieran limpios y en óptimas condiciones de apariencia y aseo.

Es ahí cuando el profesor le cuestionó y le dijo: y para entrar a la cocina como deben vestir los cocineros? ¿Necesitan cobertores de cabeza, de boca, guantes? ¿Los equipos de cocina quien los revisa? ¿De La limpieza y mantenimiento de los locales quien se encarga?

Entonces vino la pregunta que cambió todo: ¿Cómo crees que puede cocinar el personal, sino ingresan con el equipo fundamental para hacerlo? Porque aunque tengas todo eso para preparar los alimentos, sin los insumos o servicios ellos no pueden entrar a la cocina, los clientes no pueden consumir en los restaurantes, y entonces paralizas el proceso, y eso desencadena en clientes insatisfechos. Evidentemente hubo silencio total.

A partir de ahí y a través de los años y otras capacitaciones empecé a entender que comprar es asegurar los materiales o servicios correctos, en el momento correcto y de la manera más eficiente posible asegurando calidad, sostenibilidad y cumplimiento y que no solo es creer que algo es menos importante que otra cosa, porque en Compras hasta una hoja puede paralizar una operación completa.

Entonces me gustaría saber si como comprador alguna vez creíste que las Compras Indirectas no necesitan una estrategia de abastecimiento o has pensado que no son tan importantes como las Compras Directas?

Me gustaría leer tus comentarios!

#ComprasIndirectas #ComprasDirectas #Abastecimiento #Compras

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¿Sabes cuanto porcentaje de las compras en tu empresa se hacen por fuera del sistema?

¿Has escuchado del término Compras Maverick?

Estas compras son precisamente esas compras qué se hacen sin que medie un comprador y que elevan riesgos, erosionan ahorros y dificulta auditorías.

Estas compras son las que se denominan usualmente como "No autorizadas" realizadas por los empleados saltandose al comprador, a la política y al sistema.

¿Su efecto?

Perdidas de descuentos, hallazgos de auditorías y desorden contable.

Pero ¿cuáles son los efectos del gasto fuera del sistema?

❇️ Sobrecostos: se pierden descuentos por volumen y condiciones negociadas.
❇️ Riesgo Reputacional: Incumplimientos contractuales que pueden escalar a disputas legales.
❇️ Falta de trazabilidad: Dificulta auditorías y evaluación de desempeño real de Compras.

¿Pero, como podemos luchar contra este tipo de compras?

✴️ Capacitación interna: Aquí es importante sensibilizar a los usuarios sobre la importancia de seguir procesos.
✴️ Centralización de convenios: Todos los contratos en un único sistema.
✴️ KPIS de Cumplimiento: % de gasto en contrato, tiempos de ciclo, órdenes de excepción (solamente compras fuera de horario por una emergencia o contingencia).

Eliminar compras fuera del sistema exige procesos digitales, trazabilidad y cultura de cumplimiento. Con la visibilidad correcta, lo que hoy es fuga de valor se convierte en ventaja competitiva, más ahorro real, menos riesgo y decisiones más rápidas.

Y, en tu empresa se mide con algún KPI las compras fuera de sistema?

Me gustaría leerte.

No puedes pensar que estar solamente detrás de un escritorio recibiendo correos, requisiciones y atendiendo reuniones te hace un buen comprador.

Hace algunos meses en una capacitación que recibí sobre Strategic Sourcing mi coach dijo una frase que hasta la fecha no olvido y esta fue: "Si querés ser un buen comprador y con visión estratégica debes pensar que debes dividir tu tiempo como comprador un 33% detrás del escritorio, el otro 33% en trabajo de campo en la operación y el otro 33% visitando proveedores".

Esto fue algo que muchos pensamos de inicio qué es difícil de lograr dado el exceso de trabajo que usualmente tenemos en nuestros departamentos, y que apenas nos permiten sacar el trabajo diario.

Entonces él nos decía, es difícil, pero es la única forma que un Comprador entienda el negocio, entienda al cliente interno y realmente conozca a su proveedor.

La visita a un proveedor cambia la visión por completo qué puedes tener detrás de un escritorio, porque puedes entender quizás porque se dan los cortos de materiales y las entregas atrasadas. De hecho en estas visitas hasta podrían hacerse sinergias con los proveedores y ayudarles a mejorar, trabajar en conjunto en planes de acción para mejorar su rendimiento y crear relaciones duraderas a más largo plazo.

El conocer la operación y constantemente visitar a tus clientes internos, nos permitiría anticipar necesidades y cuestionar de mejor manera las requisiciones, y trabajar en mejores estrategias para asegurar el correcto abastecimiento del producto o servicio.

¿Y tu aplicas esta fórmula en tu trabajo diario como comprador?

¿Tienes tiempo para visitar a tus clientes internos y conocer la operación?

¿Y a tus proveedores? ¿Solo los visitas cuando incumplen o lo haces de manera preventiva?

Me gustaría leerte en los comentarios.